Il Servizio Civile è anche… organizzare un intero evento!
8 Giugno “Sulle Tracce della Transumanza” un evento promosso dal Parco dei Castelli Romani e organizzato…da noi!
Chi avrebbe mai pensato di dover organizzare un evento?
Io mai, o, almeno, mai prima del 7 Maggio.
Che è successo il 7 Maggio??
Era un Martedì e il Direttore del Parco Regionale dei Castelli Romani ha voluto incontrare noi volontarie del progetto “Cammini & Transumanza: camminare per conoscere” e i nostri OLP Emanuele e Sandra.
Emanuela Angelone, il Direttore del Parco, ci ha comunicato di aver partecipato a un bando della Regione Lazio “Un Parco di Emozioni”, di aver presentato 6 bozze di eventi, tra cui uno intitolato “Sulle tracce della Transumanza”, e di averlo vinto.
Ci ha spiegato meglio che, risultando vincitore del bando, il Parco avrebbe ricevuto, per i 6 eventi, i fondi dell’Avviso Pubblico di ‘LazioCrea’ “Per le manifestazioni da realizzare nel territorio della Regione Lazio tra il 15 Marzo e il 30 Giugno 2024”.
In quel momento ci ha chiesto di occuparci, in toto, dell’evento che riguardava da vicino il nostro progetto SCU e intitolato “Un Parco di Emozioni – Sulle Tracce della Transumanza”.
Ad arrivare, il panico, ci ha messo un attimo.
“Non siamo all’altezza”, la prima cosa che ci è passata per la testa.
Abbiamo rivolto subito una domanda al Direttore:
– “Quando si fa?”
– “Il 22 Giugno, che dite? Il 15 sennò?”
– “Va benissimo il 22 Giugno”.
Pensavamo che più la data fosse “lontana” nel tempo, più ci sarebbero state possibilità di riuscire a organizzare tutto.
Iniziamo ad ascoltare le idee che aveva il Direttore. Le nostre facce cominciano a non essere propriamente serene. Io prendevo appunti in modo frenetico: 10 stand, degustazione, escursione, spettacoli equestri, stornellatori, laboratori didattici ed educazione ambientale a tema Transumanza, contatti, nomi di persone a me sconosciute, informazioni su informazioni.
Ma…altra domanda fondamentale:
– “Dove? Dove si fa tutto ciò?”
(Pensando sempre in modo pessimistico: “ammesso che ce la faremo mai”).
Dovete scegliere tutto voi, dalla location, al percorso dell’escursione, a chi invitare, a cosa presentare…
Io iniziavo a non vedere l’ora di uscire da quella stanza. Elia pure.
Tutto mi sembrava esageratamente non alla nostra altezza, a tratti non di nostra competenza.
Non avremmo visto altro che il pc, la scrivania e l’ufficio.
Non avremmo fatto altro che chiamate, scritto mail, fatto check-list su check-list per provare a buttare giù idee.
Addio alla segnatura e alle uscite sul campo.
Qualcuno ci aiuterà. Ma chi?
Il Parco sta vivendo il quarantennale dalla sua istituzione. Ha eventi ogni settimana.
Gli OLP? Ah si, loro si! Aspetta però.. Loro sono Guardiaparco, non hanno mai organizzato eventi… Mamma mia, sono c**** nostri!
I primi giorni sono confusi.
Parliamo con tutti i nostri amici e conoscenti della novità, un bel po’ preoccupate.
“Dobbiamo organizzare un evento, boh. Come facciamo?”
Poi ci rassicuravamo pensando: “Dai, manca un mese e mezzo al 22 Giugno!”.
Così, abbiamo iniziato a prenderla non solo sul serio, ma come una sfida.
Iniziamo a chiarirci le idee su chi contattare; ci confrontiamo ancora con il Direttore Angelone sulla location da scegliere.
La location sembra esser decisa, ma eccolo un fulmine a ciel sereno:
L’EVENTO È ANTICIPATO A SABATO 8 GIUGNO.
See ciaoo, e ricominciano i pensieri negativi.
Mancano 20 giorni a quella data.
Siamo nei guai!
Inizia il “corri,corri”.
Poi riflettiamo sull’8 Giugno: data di votazioni elettorali.
Non solo la data anticipata, ma pure in un giorno dove in tanti saranno impegnati!
OH-MIO-DIO, 8 Giugno hai detto?
Sara, Sara dell’Ufficio Promozioni del Parco, sarà in ferie. Non potremo contare sul suo aiuto e sulla sua presenza, quando nel Parco è sempre in prima linea nella gestione degli eventi.
Dai, ci sarà Giusi, che non ci molla mai.
Giusi, la volontaria SCU dell’anno scorso, oggi guida AIGAE, è rimasta davvero legata al progetto del Cammino della Transumanza Laziale, non può mollarci proprio lei.
E, invece, altra assenza pesante.
Dopo Sara, anche Giusi. Quel weekend, infatti, ha già accettato di lavorare per un progetto molto interessante per la sua carriera.
Abbiamo collezionato due assenze pesanti, ma giustificate in pieno.
Dobbiamo farcene una ragione.
Quindi… Siamo io, Elia, Manu, e Sandra, con la supervisione del Direttore del Parco.
Gli altri volontari SCU Veronica e Pietro hanno il loro da fare, ma se stiamo in difficoltà ci facciamo aiutare anche da loro.
Non abbiamo scuse.
Con l’autodisciplina e la rigidità che mi caratterizza mi sono detta:“A testa bassa e a lavorare! Un evento non si organizza da solo. Sarà un’esperienza, di vita, formativa. Dovremo pensare a tantissimi aspetti organizzativi, ma perché non dovremmo farcela?”.
Con Elia abbiamo accettato la sfida, ci abbiamo messo qualche giorno, ma poi abbiamo carburato e iniziato a essere produttive e sul pezzo.
Io, lei, Emanuele e Sandra. Ecco le nostre forze.
– Affitto degli stand in Regione Lazio. Ok.
– “Le sedie dove le prendiamo? Affittiamo anche quelle?”
“No, le prendiamo dalla sede del Parco”.
– Servono casse e microfono per la presentazione del Cammino, e… una prolunga di almeno 50 mt, e… una riduzione stile quelle da camper o da molo.
Già troppe cose eh.
Dobbiamo far sopralluogo presso la location scelta e parlare con i padroni di casa.
Capire dove metteremo gli stand del… “Villaggio della Transumanza”.
– “Ti piace come nome?”
– “Si, ma meglio: “Villaggio di Transumanza”.
– “Ah, ok”.
Tutto quello che ci è passato per la testa, le soluzioni, le alternative, le idee accantonate, il pensarci anche di notte, ve lo risparmiamo.
L’8 si avvicina.
La locandina di Veronica è pronta.
Pietro ci dà la sua disponibilità per essere con noi tutta la giornata dell’evento.
Compriamo quello che manca, proviamo quello che serve, andiamo alla tipografia più e più volte. La sfida nella sfida era, infatti, riuscire a fare stampare tutto il materiale che avevamo in mente di presentare all’evento.
La giornata si sarebbe svolta così: vedi la locandina.
Ci dividiamo.
Io e Elia al “Villaggio di Transumanza” dalle 8 ad accogliere chi avrebbe esposto materiale in uno stand.
Manu e Sandra a guidare l’escursione e a condurre i camminatori da noi, al Villaggio allestito presso il prestigiosissimo Centro Equestre Federale Ranieri Campello ai Pratoni del Vivaro.
Hai capito dove siamo riusciti a organizzare l’evento?!?
Nel 2021, al CEF, si sono svolti i Mondiali di Completo e nel weekend dell’evento ci saranno i Campionati Regionali di Pony Salto Ostacoli!
I sopralluoghi presso la location dell'evento
I camminatori in escursione sui sentieri del Cammino della Transumanza Laziale - CTL e diretti al CEF
Tanto lavoro mentale, ma poi è arrivato pure quello fisico. Mamma mia che sudate!
Ritira i gazebo in Regione, ritira i tavoli, monta i gazebo per gli stand, fissali con i picchetti, ah no, i picchetti non li abbiamo! Chiama gli operai del Parco (grazie Marco, Claudio, Bruno, Franco!) e fatti realizzare subito i picchetti. Fai le prove prolunga/microfono/casse. Carica le balle di fieno al CEF. 20. Scaricale. Servono come “divanetti” per chi ascolterà la nostra presentazione.
Il lavoro fisico: carica , scarica, monta
È Giovedì: lavoriamo 10 ore. Abbiamo gazebo, tavoli e sedie.
È Venerdì: lavoriamo 10 ore. Ritiriamo tutto in tipografia. Proviamo prolunghe, casse e microfono.
È arrivato Sabato. Quel Sabato che non sapevamo se saremmo stati mai in grado di organizzare. Arrivano tutti al Villaggio della Transumanza. Il mio telefono non smette di squillare. Facciamo l’accoglienza, aiutiamo a scaricare le macchine e vediamo che pian piano gli stand stavano prendendo forma.
Con noi ci sono: Edoardo Mastrofini, prezioso volontario della Collina degli Asinelli con Lucia Russo, gestore della struttura. Da Guadagnolo Lia, Aristide, Nando, Gabriella, Giancarlo e non solo, da Filettino c’è Rita Nardecchia e il Presidente della Pro Loco Filettino APS. Ancora, l’immancabile Antonio Volpi, i membri dell’Associazione Buttero Contemporaneo, i ragazzi del Associazione Tuscolana di Astronomia con i loro strumenti per l’osservazione del Sole, gli stand enogastronomici di Natura in Campo e di Reservin.
Gli stand del "Villaggio di Transumanza" al Centro Equestre Federale ai Pratoni del Vivaro
Non ci rilassiamo mai.
Manu e Sandra, dall’escursione, ci scrivono. Siamo una squadra: connessi e concentrati.
Fila tutto liscio. La giornata è caldissima, il Centro Equestre è pieno di ragazzi e bambini impegnati a gareggiare a cavallo. Si respira allegria. Ci sono 450 cavalli in gara. I box del maneggio sono sold out, tutti. Non potevamo scegliere cornice migliore.
Alle 14 arrivano i camminatori. Mangiano, si idratano, riposano all’ombra.
Noi continuiamo a non riposarci un attimo, anche perché è il momento di prepararci per la presentazione del Cammino.
Dobbiamo, com’è giusto che sia, intervenire anche noi a raccontare il nostro anno da operatrici volontarie di SCU e come sta avanzando il progetto che abbiamo scelto nel Bando, uno, tra una miriade di opzioni.
Parlano in tanti, condividono testimonianze di Transumanza. Ne esce fuori un momento di racconti e storie interessanti che coinvolgono tutti i presenti. Presentiamo i nostri obiettivi raggiunti con orgoglio: la carta escursionistica del Cammino e le credenziali.
Ringraziamo la tipografia per aver realizzato in tempo carta e credenziali.
Ringraziamo, emozionate, Franco, l’operaio del Parco che ha curato da vicino la lavorazione della Carta Escursionistica. Un piacere lavorare con lui.
Ringraziamo quei due OLP, folli almeno tanto quanto noi, Emanuele e Sandra.
Ringraziamo Matteo, volontario SCU di 2 anni fa, che, intanto, è passato a salutarci, appena tornato da Trento, dove attualmente sta vivendo e lavorando.
Smonta gli stand, assicurati che non ci siano rifiuti o altro in giro. Grazie al nostro collega Pietro per averci aiutato fino alla sera.
La presentazione del Cammino della Transumanza Laziale
La giornata è finita con tanta tanta stanchezza e…con uno spritz!
Ci siamo ripresi con qualche giorno di riposo, e abbiamo fatto nostra la consapevolezza che sembrava impossibile, ma, noi, Manu, Sandra, Elia, io, noi 4, non ci fermiamo davanti a niente. Siamo stati in grado di risolvere i problemi dell’ultimo minuto, quelli che ci sembravano irrisolvibili, quelli inaspettati.
Abbiamo dimostrato, ancora una volta, che la storia si ripete e, da tre anni, voi riuscite sempre a costruire una squadra, che, con le sue sole forze, porta risultati, entusiasmo e motivi di orgoglio.
Benedetta Mancini
Parco dei Castelli Romani
2 Comments
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per organizzare un evento ci vogliono idee all'inizio e poi tenta buona volontà, ma non deve mancare passione e grande impegno. Solo così si può ottenere un risultato soddisfacente. Voi avete dimostrato nonostante l'inesperienza di avere carattere organizzativo e tanta passione. complimenti
Lia
L'organizzazione è stata accurata, la vostra disponibilità totale. La giornata è stata una festa di amicizia e convivialità che si è sviluppata intorno alla transumanza che ,per secoli, è stata incontro dei genti. Voto 10. .